Cómo funciona el registro de viajeros en la práctica

1. El proceso de check-in

El cumplimiento del Real Decreto 933/2021 articula un proceso recurrente con cinco etapas operativas que se repiten en cada estancia. En su forma canónica:

1. Identificación del huésped. Recogida del documento de identidad de cada persona mayor de 14 años que se aloja, incluidos los acompañantes.
2. Captura de datos. Transcripción —manual o automática— de los campos exigidos por la norma a partir del documento físico o digital.
3. Firma del parte. Cada huésped mayor de 14 años firma el parte de viajeros, en papel o electrónicamente.
4. Comunicación telemática. Envío de los datos a SES.Hospedajes —o al sistema autonómico que proceda— dentro del plazo de 24 horas.
5. Archivo. Conservación del parte firmado y del acuse de envío durante tres años, para hosts profesionales.

En la operativa moderna, las dos primeras etapas se desplazan al pre-check-in: el huésped recibe, en los días previos a la llegada, un enlace que le permite cargar sus datos y los del documento de identidad antes de personarse en el establecimiento. La cuarta etapa —el envío— se ejecuta entonces de forma cuasi-inmediata tras la entrada física, sin presión de plazo.

Concentrar la captura de datos en el momento físico del check-in es la causa más frecuente de incumplimientos por plazo. Desplazarla al pre-check-in es la decisión operativa de mayor impacto.

2. Datos que se comunican

La norma exige la comunicación de un conjunto de datos por viajero, organizados en tres bloques materiales: identificación, datos de la estancia y datos de contacto. La tabla siguiente resume las categorías; el listado exacto de campos y subcampos figura en el anexo de la norma y puede variar ligeramente según el tipo de documento de identidad presentado.

Dos campos generan con frecuencia errores en la operativa manual. El primero es el número de soporte del DNI español, distinto del propio número de DNI: figura en el anverso de las tarjetas emitidas a partir de 2015 y es uno de los datos que el sistema valida en la comunicación. El segundo es la nacionalidad cuando difiere del país emisor del documento: la norma exige la nacionalidad real del huésped, no la inferida del pasaporte.

3. Plazos de comunicación

El plazo único de comunicación es de 24 horas. Se cuenta desde el momento en que se produce el hecho a comunicar:

• Para el host, desde la entrada efectiva del huésped en el establecimiento.
• Para la plataforma de intermediación, desde la confirmación de la reserva o desde la cancelación.

El cómputo es continuo: incluye sábados, domingos y festivos. Una entrada de huésped en sábado a las 22:00 obliga a comunicar antes de las 22:00 del domingo, sin excepción por inhabilidad. La norma no contempla un plazo ampliado por incidencia técnica del sistema central; las indisponibilidades de SES.Hospedajes, cuando se producen, se documentan mediante el acuse del propio sistema y constituyen, en su caso, defensa frente a un eventual procedimiento sancionador, pero no suspenden por sí mismas el plazo material.

El plazo se aplica también, y con la misma exigencia, a los cambios sobrevenidos: si un huésped previsto no llega, debe comunicarse la cancelación o no-show; si el huésped extiende la estancia, debe actualizarse la información ya enviada dentro del nuevo plazo de 24 horas a contar desde el cambio.

4. Conservación documental

Los hosts profesionales deben conservar durante tres años el parte firmado por el huésped y el comprobante de envío a SES.Hospedajes, computados desde el final de la estancia. La conservación puede ser física o electrónica, siempre que el soporte garantice la legibilidad, la integridad y la disponibilidad para consulta ante un requerimiento de la autoridad competente.

El parte firmado no se sube a la plataforma: lo que se transmite a SES.Hospedajes son los datos del huésped en formato estructurado. La firma del parte —en papel o electrónica— permanece en archivo del host, como evidencia documental de que el huésped tuvo conocimiento de los datos comunicados y prestó conformidad a la captura.

Los hosts no profesionales no están sujetos a la obligación de conservación trianual, aunque mantener el archivo voluntariamente es la mejor garantía frente a un eventual requerimiento posterior, especialmente cuando la frontera entre la categoría profesional y la no profesional es interpretable.

La conservación trianual no es una formalidad: es la evidencia que, llegado un requerimiento, demuestra el cumplimiento sustantivo del régimen, más allá del simple registro electrónico.

5. El caso de las plataformas

Cuando el alojamiento se contrata a través de una plataforma de intermediación digital, el flujo de comunicación se desdobla. La plataforma —Airbnb, Booking, Vrbo, Expedia, HomeAway, TripAdvisor Rentals u otras análogas— soporta una obligación específica del Real Decreto: comunicar a SES.Hospedajes cada reserva confirmada y cada cancelación en el momento en que se producen, con plazo máximo de 24 horas. Esta comunicación incluye los datos identificativos del huésped principal y los términos de la reserva, pero no agota la obligación del establecimiento.

El host, por su parte, sigue obligado a comunicar la entrada efectiva del huésped una vez se produce, con los datos completos de cada viajero alojado —no solo del titular de la reserva— y con la firma del parte. Cuando entre la reserva y la llegada se han producido cambios (acompañantes adicionales, sustitución del huésped principal, modificación de fechas), la comunicación del host es la que prevalece en términos de hecho efectivo.

Esta arquitectura de doble flujo tiene dos consecuencias prácticas. La primera es que el host no puede confiar en la comunicación de la plataforma como sustitutiva de la suya propia. La segunda es que la verificación cruzada entre ambas comunicaciones —reserva en plataforma sin alta correspondiente del host en SES— se ha convertido, desde 2025, en una de las vías más habituales de identificación de incumplimientos por parte del Ministerio del Interior.